Projekty – informacje podstawowe

Celem rejestru Projekty, poza ewidencjonowaniem informacji o realizowanych przez Uniwersytet Warszawski projektach, jest ujednolicenie danych i poprawa komunikacji między biurami centralnymi, które administrują projektami, a Wydziałami i jednostkami, które te projekty realizują.

Docelowo pracownicy biur administracji centralnej są odpowiedzialni za uzupełnienie podstawowych informacji identyfikujących projekt, tj. danych wynikających, np. ze złożonego wniosku o dofinansowanie czy dostępnych na etapie podpisywania umów o dofinansowanie. Wydziały i jednostki są zobowiązane do uzupełniania danych wynikających z etapu realizacji projektów. Dane nieuzupełnione przez biuro centralne uzupełnia jednostka odpowiadająca za realizację danego projektu.

Widok zbiorczy rekordów

Widok główny w wybranym rejestrze (np. w rejestrze „Projekty”) obejmuje tabelę zbiorczą rekordów wpisanych do tego rejestru. Liczba wyświetlanych rekordów uzależniona jest od uprawnień użytkownika.

W szczególności: Rejestr projektów prezentuje jedynie te projekty, do których użytkownik posiada uprawnienia. W zależności od ich rodzaju są to projekty realizowane w obrębie danego Działu Gospodarczego (np. na Wydziale) lub projekty własne (w które dana osoba była/jest zaangażowana).

Tabela widoku zbiorczego nazywana jest zamiennie, pochodzącą z języka angielskiego, nazwą grid.

W razie potrzeby widok ten można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika poprzez m.in.:

• wybór wyświetlanych kolumn,
• zmianę kolejności kolumn,
• dostosowanie szerokości kolumny.

Dla znalezienia konkretnego rekordu dokonać wyszukiwania projektów stosując:

• wyszukiwanie proste całej tabeli (w nagłówku tabeli) albo
• wyszukiwanie zaawansowane po poszczególnych kolumnach.

Z widoku zbiorczego można przejść do szczegółów rekordu klikając dwa razy wybrany rekord albo klikając ikonę lupki znajdującą się na prawym końcu wiersza. Widok szczegółów rekordu pozwala na wgląd we wszystkie informacje o rekordzie, a także na jego edycję (w miarę przydzielonych uprawnień).

W widoku zbiorczym użytkownik ma też możliwość dodawania nowego rekordu.

Widok „Wszystkie”

Podstawowym widokiem zbiorczym w rejestrze projektów jest widok na zakładce „Wszystkie”. Pozwala on na szybkie przeglądanie zawartości bazy danych.

Widok rozszerzony

Widok rozszerzony, poza funkcjonalnościami widoku „Wszystkie”, daje możliwość bardziej zaawansowanego przygotowania zestawienia rekordów. Do tego celu służą, zamieszczone nad tabelą, pola wyboru:

• okresu realizacji projektu,
• jednostki realizującej projekt oraz
• dyscypliny naukowej, do której projekt został przypisany.

Eksport zestawienia

W widoku tym istnieje też możliwość wyeksportowania zestawienia do pliku w formacie Excel, co może służyć za proste narzędzie do raportowania i analizowania danych z użyciem innych narzędzi i aplikacji.

Dodawanie i edycja rekordu

Aby dodać nowy rekord do rejestru projektów należy użyć przycisku „Dodaj nowy rekord”:

Uwaga: W praktyce funkcjonowania PZW nowy rekord zakładać będą biura administracji centralnej – jeśli administrowanie danymi programami czy konkursami znajduje się w kompetencji tego biura. W takim przypadku biuro centralne uzupełni podstawowe informacje o projekcie oraz nada osobom wskazanym przez Wydział lub inną jednostkę organizacyjną (domyślnie będą to osoby z Sekcji Obsługi Badań lub innej właściwej sekcji) uprawnienia do dalszej ich edycji. Będą one odpowiedzialne za pełne uzupełnienie szczegółowych informacji, w tym danych dotyczących zespołu oraz kosztów w poszczególnych latach. Wydział lub jednostka będą również odpowiedzialne za późniejszą aktualizację danych dotyczących projektu.

Projekty pozostające całkowicie w gestii Wydziału/jednostki (np. projekty niskobudżetowe) należy wpisać zgodnie z instrukcją, dodając nowy rekord i wypełniając odpowiednie informacje – najpierw w zakładce „Dane podstawowe”, a następnie w kolejnych zakładkach, o ile są istotne dla danego projektu. Uzupełnienia danych należy dokonać niezwłocznie po podpisaniu umowy finansowej właściwej dla danego projektu.