Projekty – informacje podstawowe
Celem rejestru Projekty, poza ewidencjonowaniem informacji o realizowanych przez Uniwersytet Warszawski projektach, jest ujednolicenie danych i poprawa komunikacji między biurami centralnymi, które administrują projektami, a Wydziałami i jednostkami, które te projekty realizują.
Docelowo podział prac związanych z ewidencją danych w PZW został zaplanowany w sposób, w którym pracownicy biur administracji centralnej są odpowiedzialni za uzupełnienie informacji identyfikujących projekt na podstawie danych dostępnych we wniosku o dofinansowanie oraz w pierwotnej umowie o dofinansowanie, a Wydziały i jednostki współpracują z biurami centralnymi w zakresie weryfikacji danych, które zostały już wprowadzone do systemu oraz uzupełniania danych wynikających z etapu realizacji projektów.
Widok zbiorczy rekordów
Widok główny w wybranym rejestrze (np. w rejestrze „Projekty”) obejmuje tabelę zbiorczą rekordów wpisanych do tego rejestru. Liczba wyświetlanych rekordów uzależniona jest od uprawnień użytkownika.
W szczególności: Rejestr projektów prezentuje jedynie te projekty, do których użytkownik posiada uprawnienia. W zależności od ich rodzaju są to projekty realizowane w obrębie danego Działu Gospodarczego (np. na Wydziale) lub projekty własne (w które dana osoba była/jest zaangażowana).
Tabela widoku zbiorczego nazywana jest zamiennie, pochodzącą z języka angielskiego, nazwą grid.
W razie potrzeby widok ten można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika poprzez m.in.:
Aby przywrócić domyślny układ kolumn (zarówno co do zestawu wyświetlanych kolumn, ich kolejności, jak i szerokości, należy zresetować układ.
Dla znalezienia konkretnego rekordu dokonać wyszukiwania projektów stosując:
- wyszukiwanie proste całej tabeli (w nagłówku tabeli) albo
- wyszukiwanie zaawansowane po poszczególnych kolumnach.
a w razie potrzeby istnieje możliwość szybkiego włączenia lub wyłączenia, albo skasowanie nałożonych filtrów.
Z widoku zbiorczego można przejść do szczegółów rekordu klikając dwa razy wybrany rekord albo klikając ikonę lupki znajdującą się na prawym końcu wiersza. Widok szczegółów rekordu pozwala na wgląd we wszystkie informacje o rekordzie, a także na jego edycję (w miarę przydzielonych uprawnień).
W widoku zbiorczym użytkownik ma też możliwość dodawania nowego rekordu.
Widok „Wszystkie”
Podstawowym widokiem zbiorczym w rejestrze projektów jest widok na zakładce „Wszystkie”. Pozwala on na szybkie przeglądanie zawartości bazy danych.
Widok rozszerzony
Widok rozszerzony, poza funkcjonalnościami widoku „Wszystkie”, daje możliwość bardziej zaawansowanego przygotowania zestawienia rekordów. Do tego celu służą, zamieszczone nad tabelą, pola wyboru:
- okresu realizacji projektu,
- jednostki realizującej projekt oraz
- dyscypliny naukowej, do której projekt został przypisany
(oznaczone czerwoną ramką na ilustracji).
W widoku tym istnieje też możliwość:
- wyświetlania rekordów w układzie pogrupowanym względem wybranego pola,
- wyeksportowania zestawienia do pliku w formacie Excel, co może służyć za proste narzędzie do raportowania i analizowania danych z użyciem innych narzędzi i aplikacji.
Dodawanie i edycja rekordu
Dodawanie nowego rekordu
Aby dodać nowy rekord do rejestru projektów należy użyć przycisku „Dodaj nowy rekord”:
Uwaga: W praktyce funkcjonowania PZW nowy rekord zakładać będą biura administracji centralnej – jeśli administrowanie danymi programami czy konkursami znajduje się w kompetencji tego biura.W takim przypadku biuro centralne uzupełni podstawowe informacje o projekcie, zaś osoby z Wydziałów lub innych jednostek organizacyjnych, dysponujące stosownymi uprawnieniami, będą współpracowały z biurami administracji centralnej w zakresie weryfikowania wprowadzonych danych oraz aktualizowania dalszych informacji, w tym danych dotyczących zespołu oraz kosztów w poszczególnych latach.
Szczegóły projektu uzupełnia się zgodnie z instrukcją – najpierw w zakładce „Dane podstawowe”, a następnie w kolejnych zakładkach, o ile są istotne dla danego projektu. Zalecamy uzupełnienie danych jak najszybciej po podpisaniu umowy finansowej dotyczącej danego projektu.
Edycja rekordu
Aby edytować rekord należy najpierw przejść do strony ze szczegółami rekordu a następnie użyć przycisku „Edytuj”.
Szczegóły projektu uzupełnia się zgodnie z instrukcją – najpierw w zakładce „Dane podstawowe”, a następnie w kolejnych zakładkach, o ile są istotne dla danego projektu. Zalecamy aktualizowanie danych jak najszybciej po pojawieniu się zmian.