Dodawanie i edycja rekordu do rejestru projektów

Dane podstawowe

Podczas dodawania nowego rekordu widoczna będzie jedynie zakładka „Dane podstawowe”. Dopiero po jej wypełnieniu i zapisaniu zmian możliwa będzie edycja pozostałych informacji dotyczących projektu.

Uwaga: Pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką i wyświetlają się na czerwono. Bez ich uzupełnienia nie jest możliwe zapisanie rekordu oraz przejście do kolejnych zakładek.

Pozostałe dane projektu

Inne zakładki w oknie szczegółów projektu z pozostałymi polami pozwalającymi uzupełnić wszystkie dane projektu wyświetlane są o ile wypełnione będą informacje na zakładce „Dane podstawowe”.

Aby edytować dane z wybranej zakładki należy kliknąć przycisk „Edytuj” umieszczony tuż pod nazwami zakładek. Po kliknięciu tego przycisku jest on ukrywany i w jego miejscu wyświetlane dwa inne: „Anuluj” oraz „Zapisz”. (Aby zapisać wprowadzone zmiany należy kliknąć przycisk „Zapisz”. Aby odrzucić wprowadzone zmiany – przycisk „Anuluj”.)

Szczegółowe opisy poszczególnych zakładek

Notatka: W poniższej instrukcji opisano pola, które mogą być niejasne dla użytkowników systemu. W przypadku wątpliwości dotyczących innych pól, a nie uwzględnionych w poniższym opisie, rekomendujemy kontakt z biurem administracji centralnej, wspierających Państwa projekt/konkurs, w ramach którego projekt został złożony.

Zakładka „Dane podstawowe”

Sekcja „Opis”

• Słowa kluczowe – wyrazy lub frazy identyfikujące i charakteryzujące projekt, ułatwiające znalezienie projektu. Użytkownik posiada możliwość wpisania własnych słów kluczowych oraz wybór z listy (słownika) wcześniej użytych słów kluczowych (lista rozwijana z podpowiedziami słów kluczowych pojawia się po uzupełnieniu kilku liter).

Słowa kluczowe są uzupełniane przez Wydział/jednostkę realizujące dany projekt.

• Akronim – akronim projektu zazwyczaj nadany na etapie wniosku bądź umowy o dofinansowanie, a jeśli ten nie był wymagany, należy uzupełnić pole wpisując akronim, który jednostka nadaje na etapie wypełniania wniosku kierowanego do Kwestury o wyodrębnienie rachunku bankowego. W przypadku, jeśli żadna z powyższych sytuacji nie dotyczy danego projektu, pole można pozostawić nieuzupełnione.

Akronim uzupełnia Wydział/jednostka realizujący dany projekt.

Sekcja „Metryczka”

• Umowa o dofinansowanie – numer – w szczególnych przypadkach braku numeru dla umowy dofinansowania należy podać dane umożliwiające identyfikację dokumentu, np. numer nadany sprawie przez Biuro Prawne w momencie weryfikacji formalno-prawnej.
• Umowa o dofinansowanie – data – data w rozumieniu terminu podpisania przez ostatnią ze stron.
• Aneksy – numer wskazujący liczbę ewentualnie podpisanych aneksów jest generowany automatycznie po uzupełnieniu zakładki „Inne informacje sekcja Aneksy”. Użytkownik nie ma możliwości ręcznego uzupełnienia danych z tego poziomu formularza.
• Numer rejestracyjny (numer wniosku) – uzupełniany w zależności od zasad danego konkursu, o ile występuje
• Numer projektu – uzupełniany w zależności od zasad danego konkursu, o ile występuje. Numer ten jest uzupełniany na podstawie umowy o dofinansowanie.
• Typ projektu – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku danego typu projektu prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
• Szczegółowy typ projektu – pole uzupełniane automatycznie po wyborze odpowiedniego oznaczenia w polu „Typ projektu”.

Sekcja „Konkurs”

• Typ umowy/Program – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku danego „Typu umowy/Programu” prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
• Nazwa programu szczegółowego/Priorytet – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku nazwy danego programu szczegółowego/Priorytetu prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
• Instytucja finansująca – uzupełniana automatycznie po uzupełnieniu danych w tabeli „Instytucja finansująca” w zakładce „Finansowanie” i wskazaniu głównej instytucji finansującej.
• Instytucja pośrednicząca – dane uzupełniane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku nazwy instytucji prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.

Sekcja „Realizacja”

• Data rozpoczęcia realizacji projektu – należy wskazać datę z umowy lub aktualnej wersji wniosku, ewentualnie z ostatecznego dokumentu po negocjacjach, jeśli takie miały miejsce.
• Data zakończenia realizacji projektu – należy wskazać datę wynikającą z umowy, aneksów lub aktualnej wersji wniosku. Za aktualizację tej informacji odpowiada Wydział/jednostka realizująca dany projekt.
• Data rozliczenia projektu przez instytucję finansującą – uzupełniana po otrzymaniu informacji potwierdzającej rozliczenie projektu przez instytucję finansującą.
• Całkowity budżet projektu – w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie/konsorcjum należy wpisać całkowity budżet przedsięwzięcia. W przypadku samodzielnej realizacji projektu należy uzupełnić to oraz kolejne pole – Budżet projektu dla UW.
• Szczegóły projektu międzynarodowego – wybór z listy.
• Zaangażowanie UW – daty początkowe i końcowe – uzupełniane w przypadku projektów partnerskich/konsorcjalnych.

Sekcja „Informacje dodatkowe”

• Okres trwałości – należy wskazać maksymalną końcową datę okresu trwałości.

Docelowo informacje dotyczące trwałości poszczególnych rezultatów projektu znajdą się w oddzielnej zakładce.

• Jednostka centralna administrująca projektem – w przypadku realizacji projektu pozostającego całkowicie w gestii Wydziału/jednostki (np. projekty niskobudżetowe) należy uzupełnić nazwę tej jednostki.

Zakładka „Opis”

• Streszczenie w języku oryginału – z uwagi na wytyczne instytucji/agencji finansujących nakładające na beneficjentów obowiązki informacyjne streszczenie powinno uwzględniać niżej wskazane dane. Prosimy o uwzględnienie tych elementów niezależnie od źródła finansowania Państwa projektu – pozwoli to na uporządkowanie komunikacji o projektach realizowanych przez Uniwersytet Warszawski:
  • tytuł projektu,
  • cele projektu,
  • zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, ew. zakupione),
  • do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta,
  • efekty, rezultaty projektu,
  • wartość projektu (całkowity koszt projektu),
  • wysokość i źródło dofinansowania (np. z danego programu w ramach Funduszy Europejskich, Horyzontu Europa, środków krajowych).
• Język oryginału – należy oznaczyć w jakim języku przygotowano uzupełnione wyżej streszczenie. Obowiązek wskazania języka opisu dotyczy również Sekcji Pozostałe streszczenia. Język oznacza się poprzez wybór z rozwijanej listy.

Sekcja „Pozostałe streszczenia”

Jeżeli język oryginału streszczenia (jak również tytułu) jest inny niż język polski, rekomendowane jest uzupełnienie w Sekcji Pozostałe streszczenia (oraz tytułu) w języku polskim. Sekcja ta została ujęta w formie tabeli, co daje możliwość wpisania tytułu projektu, streszczenia oraz słów kluczowych również w innych językach. Informacje w nowym języku dodaje się poprzez kliknięcie przycisku „+ Dodaj”. W celu edycji informacji użyj ikony ołówka, a usunięcia – kosza na śmieci.

Dodawanie i edycja informacji następuje w oknie modalnym, a zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.

Zakładka „Dyscyplina naukowa”

W tej zakładce należy wskazać dyscyplinę/dyscypliny danego projektu (a nie dyscyplinę przypisaną do osoby, np. kierownika projektu).

Sekcja „Dyscypliny wg. rozporządzenia”

Jeżeli projekt ma przydzielone dyscypliny wg. rozporządzenia należy zaznaczyć to w polu „Projekt z przydzielonymi dyscyplinami”, a następnie wypełnić tabelę, która zostanie dodatkowo wyświetlona. Nową dyscyplinę dodaje się przyciskiem „+ Dodaj”. Wpisaną dyscyplinę można edytować klikając w ikonę ołówka, a usunąć – w ikonę kosza na śmieci.

Dodawanie i edycja informacji następuje w oknie modalnym, a zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.

Sekcja „Specjalności/dyscypliny inne niż wg. rozporządzenia”

W tej sekcji użytkownik ma możliwość wskazania dyscypliny/dyscyplin z klasyfikacji innych niż ministerialna (np. z klasyfikacji międzynarodowych). Docelowo dane uzupełnione w tej sekcji będą wykorzystywane przez Zespół ds. Rankingów (Biuro Obsługi Badań) w kontekście opracowywania materiałów i wskazówek mających na celu wzmocnienie pozycji UW w zestawieniach międzynarodowych.

Użytkownik uzupełnia tę sekcję wpisując słowa/sformułowania i akceptując je przez wciśnięcie „Enter”. Pole to nie jest obowiązkowe.

Zakładka „Zespół”

Uwaga: Tę zakładkę uzupełnia Wydział/jednostka realizujący projekt.

W zakładce „Zespół” użytkownik uzupełnia informacje dotyczące osób realizujących projekt oraz osób kontaktowych dla danego przedsięwzięcia – mogą być to np. osoby z administracji Wydziału/jednostki. W przypadku projektów konsorcjalnych należy wskazać dane obejmujące zespół Uniwersytetu Warszawskiego.

W pozycji „Zarządzenie 75” należy wskazać, czy w ramach danego projektu stosowane są postanowienia Zarządzenia nr 75 Rektora UW w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego.

Z uwagi na wydane w ostatnim czasie Zarządzenie nr 93 Rektora z dnia 11 września 2024 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 75 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 17 kwietnia 2020 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego, pole to zostanie zaktualizowane o najnowszy dokument.

W zakładce „Zespół” użytkownik wskazuje informacje dot. osób zaangażowanych, w tym pełnionych przez nie ról, informacje dot. finansowania pojawiają się w dedykowanej zakładce.  W przypadku pozycji „Kierownik projektu (zgodnie z umową o dofinansowanie)” wskazywane jest nazwisko kierownika projektu, niezależnie czy jest on wymieniony z imienia i nazwiska w umowie o dofinansowanie.

Sekcja „Osoby zaangażowane”

Edycja danych następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.

Należy tutaj ponownie wskazać nazwisko kierownika projektu, niezależnie od uzupełnienia tych informacji we wcześniejszym polu zakładki. W tej sekcji są oznaczane dodatkowe dane takie jak jednostka, do której jest przypisana osoba zaangażowana w projekt czy okres tego zaangażowania. Dodatkowo należy wskazać rolę, którą dana osoba pełni w ramach projektu – wybór następuje z rozwijanej listy. W przypadku wątpliwości dot. nazw poszczególnych ról prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym wspierającym Państwa projekt/konkurs, w ramach którego projekt został złożony. Użytkownik ma również możliwość wskazania roli określonej Zarządzeniem nr 75, jeśli do wynagradzania stosuje się jego postanowienia. Uzupełnienie powyższych danych pozwoli na powiązanie osoby z danym projektem i wyświetlenie danych w rejestrze Profile w profilu danej osoby.

Z tabeli można bezpośrednio otworzyć dodatkowe okno zawierające opis profilowy danej osoby (po kliknięciu ikonki „lupki” w kolumnie „Podgląd Profilu”).

Sekcja „Osoby kontaktowe”

Edycja danych następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”. Widoczność takich danych jak numer telefonu i adres e-mail jest zależna od ich uzupełnienia w profilu danego pracownika .

Zakładka „Finansowanie”

Sekcja „Informacje ogólne”

W tej sekcji niektóre pola, tj. „Umowa o dofinansowanie – numer”, „Umowa o dofinansowanie – data podpisania”, „Całkowity budżet projektu (PLN)” uzupełniane są automatycznie na podstawie danych wpisanych w zakładce „Dane podstawowe”:

W przypadku zmian w projekcie obejmujących te elementy, ich korekta jest wprowadzana właśnie w zakładce „Dane podstawowe”.

Edycja danych w tej zakładce, w przypadku sekcji mających formę tabeli, następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.

Zakładka „Aparatura”

...

Zakładka „Składniki majątku”

...

Zakładka „Inne informacje”

...

Zakładka „Właściciele”

...

Zakładka „Historia edycji”

...