Dodawanie i edycja rekordu do rejestru projektów
Dane podstawowe
Podczas dodawania nowego rekordu widoczna będzie jedynie zakładka „Dane podstawowe”. Dopiero po jej wypełnieniu i zapisaniu zmian możliwa będzie edycja pozostałych informacji dotyczących projektu.
Uwaga: Pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką i wyświetlają się na czerwono. Bez ich uzupełnienia nie jest możliwe zapisanie rekordu oraz przejście do kolejnych zakładek.
Pozostałe dane projektu
Inne zakładki w oknie szczegółów projektu z pozostałymi polami pozwalającymi uzupełnić wszystkie dane projektu wyświetlane są o ile wypełnione będą informacje na zakładce „Dane podstawowe”.
Aby edytować dane z wybranej zakładki należy kliknąć przycisk „Edytuj” umieszczony tuż pod nazwami zakładek. Po kliknięciu tego przycisku jest on ukrywany i w jego miejscu wyświetlane dwa inne: „Anuluj” oraz „Zapisz”. (Aby zapisać wprowadzone zmiany należy kliknąć przycisk „Zapisz”. Aby odrzucić wprowadzone zmiany – przycisk „Anuluj”.)
Szczegółowe opisy poszczególnych zakładek
Notatka: W poniższej instrukcji opisano pola, które mogą być niejasne dla użytkowników systemu. W przypadku wątpliwości dotyczących innych pól, a nie uwzględnionych w poniższym opisie, rekomendujemy kontakt z biurem administracji centralnej, wspierających Państwa projekt/konkurs, w ramach którego projekt został złożony.
Zakładka „Dane podstawowe”
Sekcja „Opis”
- Słowa kluczowe – wyrazy lub frazy identyfikujące i charakteryzujące projekt, ułatwiające znalezienie projektu. Użytkownik posiada możliwość wpisania własnych słów kluczowych oraz wybór z listy (słownika) wcześniej użytych słów kluczowych (lista rozwijana z podpowiedziami słów kluczowych pojawia się po uzupełnieniu kilku liter).
Słowa kluczowe są uzupełniane przez Wydział/jednostkę realizujące dany projekt.
- Akronim – akronim projektu zazwyczaj nadany na etapie wniosku bądź umowy o dofinansowanie, a jeśli ten nie był wymagany, należy uzupełnić pole wpisując akronim, który jednostka nadaje na etapie wypełniania wniosku kierowanego do Kwestury o wyodrębnienie rachunku bankowego. W przypadku, jeśli żadna z powyższych sytuacji nie dotyczy danego projektu, pole można pozostawić nieuzupełnione.
Akronim uzupełnia Wydział/jednostka realizujący dany projekt.
Sekcja „Metryczka”
- Umowa o dofinansowanie – numer – w szczególnych przypadkach braku numeru dla umowy dofinansowania należy podać dane umożliwiające identyfikację dokumentu, np. numer nadany sprawie przez Biuro Prawne w momencie weryfikacji formalno-prawnej.
- Umowa o dofinansowanie – data podpisania – data w rozumieniu terminu podpisania przez ostatnią ze stron. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
- Aneksy – numer wskazujący liczbę ewentualnie podpisanych aneksów jest generowany automatycznie po uzupełnieniu zakładki „Inne informacje sekcja Aneksy”. Użytkownik nie ma możliwości ręcznego uzupełnienia danych z tego poziomu formularza.
- Numer rejestracyjny (numer wniosku) – uzupełniany w zależności od zasad danego konkursu, o ile występuje
- Numer projektu – uzupełniany w zależności od zasad danego konkursu, o ile występuje. Numer ten jest uzupełniany na podstawie umowy o dofinansowanie.
- Typ projektu – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku danego typu projektu prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
- Szczegółowy typ projektu – pole uzupełniane automatycznie po wyborze odpowiedniego oznaczenia w polu „Typ projektu”.
Sekcja „Konkurs”
- Typ umowy/Program – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku danego „Typu umowy/Programu” prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
- Nazwa programu szczegółowego/Priorytet – dane wybierane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku nazwy danego programu szczegółowego/Priorytetu prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
- Instytucja finansująca – uzupełniana automatycznie po uzupełnieniu danych w tabeli „Instytucja finansująca” w zakładce „Finansowanie” i wskazaniu głównej instytucji finansującej.
- Instytucja pośrednicząca – dane uzupełniane z listy wyboru (słownika), a w przypadku braku nazwy instytucji prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
Sekcja „Realizacja”
- Data rozpoczęcia realizacji projektu – należy wskazać datę z umowy lub aktualnej wersji wniosku, ewentualnie z ostatecznego dokumentu po negocjacjach, jeśli takie miały miejsce. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
- Data zakończenia realizacji projektu – należy wskazać datę wynikającą z umowy, aneksów lub aktualnej wersji wniosku. Za aktualizację tej informacji odpowiada Wydział/jednostka realizująca dany projekt. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
- Data rozliczenia projektu przez instytucję finansującą – uzupełniana po otrzymaniu informacji potwierdzającej rozliczenie projektu przez instytucję finansującą. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
- Całkowity budżet projektu – w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie/konsorcjum należy wpisać całkowity budżet przedsięwzięcia. W przypadku samodzielnej realizacji projektu należy uzupełnić to oraz kolejne pole – Budżet projektu dla UW.
- Szczegóły projektu międzynarodowego – wybór z listy.
- Zaangażowanie UW – daty początkowe i końcowe – uzupełniane w przypadku projektów partnerskich/konsorcjalnych. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
Sekcja „Informacje dodatkowe”
- Okres trwałości – należy wskazać maksymalną końcową datę okresu trwałości. (Możliwe wpisanie daty w formacie „rrrr-mm-dd” albo edycja za pomocą kalendarza.)
Docelowo informacje dotyczące trwałości poszczególnych rezultatów projektu znajdą się w oddzielnej zakładce.
- Jednostka centralna administrująca projektem – w przypadku realizacji projektu pozostającego całkowicie w gestii Wydziału/jednostki (np. projekty niskobudżetowe) należy uzupełnić nazwę tej jednostki.
Zakładka „Opis”
- Streszczenie w języku oryginału – z uwagi na wytyczne instytucji/agencji finansujących nakładające na beneficjentów obowiązki informacyjne streszczenie powinno uwzględniać niżej wskazane dane. Prosimy o uwzględnienie tych elementów niezależnie od źródła finansowania Państwa projektu – pozwoli to na uporządkowanie komunikacji o projektach realizowanych przez Uniwersytet Warszawski:
- tytuł projektu,
- cele projektu,
- zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, ew. zakupione),
- do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta,
- efekty, rezultaty projektu,
- wartość projektu (całkowity koszt projektu),
- wysokość i źródło dofinansowania (np. z danego programu w ramach Funduszy Europejskich, Horyzontu Europa, środków krajowych).
- Język oryginału – należy oznaczyć w jakim języku przygotowano uzupełnione wyżej streszczenie. Obowiązek wskazania języka opisu dotyczy również Sekcji Pozostałe streszczenia. Język oznacza się poprzez wybór z rozwijanej listy.
Sekcja „Pozostałe streszczenia”
Jeżeli język oryginału streszczenia (jak również tytułu) jest inny niż język polski, rekomendowane jest uzupełnienie w Sekcji Pozostałe streszczenia (oraz tytułu) w języku polskim. Sekcja ta została ujęta w formie tabeli, co daje możliwość wpisania tytułu projektu, streszczenia oraz słów kluczowych również w innych językach. Informacje w nowym języku dodaje się poprzez kliknięcie przycisku „+ Dodaj”. W celu edycji informacji użyj ikony ołówka, a usunięcia – kosza na śmieci.
Dodawanie i edycja informacji następuje w oknie modalnym, a zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.
Zakładka „Dyscyplina naukowa”
W tej zakładce należy wskazać dyscyplinę/dyscypliny danego projektu (a nie dyscyplinę przypisaną do osoby, np. kierownika projektu).
Sekcja „Dyscypliny wg. rozporządzenia”
Jeżeli projekt ma przydzielone dyscypliny wg. rozporządzenia należy zaznaczyć to w polu „Projekt z przydzielonymi dyscyplinami”, a następnie wypełnić tabelę, która zostanie dodatkowo wyświetlona. Nową dyscyplinę dodaje się przyciskiem „+ Dodaj”. Wpisaną dyscyplinę można edytować klikając w ikonę ołówka, a usunąć – w ikonę kosza na śmieci.
Dodawanie i edycja informacji następuje w oknie modalnym, a zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.
Sekcja „Specjalności/dyscypliny inne niż wg. rozporządzenia”
W tej sekcji użytkownik ma możliwość wskazania dyscypliny/dyscyplin z klasyfikacji innych niż ministerialna (np. z klasyfikacji międzynarodowych). Docelowo dane uzupełnione w tej sekcji będą wykorzystywane przez Zespół ds. Rankingów (Biuro Obsługi Badań) w kontekście opracowywania materiałów i wskazówek mających na celu wzmocnienie pozycji UW w zestawieniach międzynarodowych.
Użytkownik uzupełnia tę sekcję wpisując słowa/sformułowania i akceptując je przez wciśnięcie „Enter”. Pole to nie jest obowiązkowe.
Zakładka „Zespół”
Uwaga: Tę zakładkę uzupełnia Wydział/jednostka realizujący projekt.
W zakładce „Zespół” użytkownik uzupełnia informacje dotyczące osób realizujących projekt oraz osób kontaktowych dla danego przedsięwzięcia – mogą być to np. osoby z administracji Wydziału/jednostki. W przypadku projektów konsorcjalnych należy wskazać dane obejmujące zespół Uniwersytetu Warszawskiego.
W pozycji „Zarządzenie 75” należy wskazać, czy w ramach danego projektu stosowane są postanowienia Zarządzenia nr 75 Rektora UW w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego.
Z uwagi na wydane w ostatnim czasie Zarządzenie nr 93 Rektora z dnia 11 września 2024 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 75 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 17 kwietnia 2020 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego, pole to zostanie zaktualizowane o najnowszy dokument.
W zakładce „Zespół” użytkownik wskazuje informacje dot. osób zaangażowanych, w tym pełnionych przez nie ról, informacje dot. finansowania pojawiają się w dedykowanej zakładce. W przypadku pozycji „Kierownik projektu (zgodnie z umową o dofinansowanie)” wskazywane jest nazwisko kierownika projektu, niezależnie czy jest on wymieniony z imienia i nazwiska w umowie o dofinansowanie.
Sekcja „Osoby zaangażowane”
Edycja danych następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.
Należy tutaj ponownie wskazać nazwisko kierownika projektu, niezależnie od uzupełnienia tych informacji we wcześniejszym polu zakładki. W tej sekcji są oznaczane dodatkowe dane takie jak jednostka, do której jest przypisana osoba zaangażowana w projekt czy okres tego zaangażowania. Dodatkowo należy wskazać rolę, którą dana osoba pełni w ramach projektu – wybór następuje z rozwijanej listy. W przypadku wątpliwości dot. nazw poszczególnych ról prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym wspierającym Państwa projekt/konkurs, w ramach którego projekt został złożony. Użytkownik ma również możliwość wskazania roli określonej Zarządzeniem nr 75, jeśli do wynagradzania stosuje się jego postanowienia. Uzupełnienie powyższych danych pozwoli na powiązanie osoby z danym projektem i wyświetlenie danych w rejestrze Profile w profilu danej osoby.
Z tabeli można bezpośrednio otworzyć dodatkowe okno zawierające opis profilowy danej osoby (po kliknięciu ikonki „lupki” w kolumnie „Podgląd Profilu”).
Sekcja „Osoby kontaktowe”
Edycja danych następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”. Widoczność takich danych jak numer telefonu i adres e-mail jest zależna od ich uzupełnienia w profilu danego pracownika .
Zakładka „Finansowanie”
Sekcja „Informacje ogólne”
W tej sekcji niektóre pola, tj. „Umowa o dofinansowanie – numer”, „Umowa o dofinansowanie – data podpisania”, „Całkowity budżet projektu (PLN)” uzupełniane są automatycznie na podstawie danych wpisanych w zakładce „Dane podstawowe”:
W przypadku zmian w projekcie obejmujących te elementy, ich korekta jest wprowadzana właśnie w zakładce „Dane podstawowe”.
Edycja danych w tej zakładce, w przypadku sekcji mających formę tabeli, następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.
Sekcja „Jednostki UW”
Użytkownik wskazuje jednostkę lub jednostki UW realizujące dany projekt wybierając znajdujący się po prawej stronie przycisk „+ Dodaj”. W wyskakującym oknie należy wyszukać jednostkę i ewentualnie uzupełnić pozostałe informacje (numer elementu PSP oraz okres zaangażowania). Aby wyszukać jednostkę można podać np. fragment jej nazwy (np. „fiz”) albo kodu USOS (np. „1100”).
W przypadku, gdy projekt realizują inne jednostki UW, czynność tę należy powtórzyć dla każdej z nich.
Sekcja „Finansowanie UW”
Uwaga: Aby wypełnić informacje o finansowaniu konieczne jest uprzednio wypełnienie sekcji „Jednostki UW”.
Użytkownik uzupełnia tabelę wybierając znajdujący się po prawej stronie przycisk „+ Dodaj”.
W tej sekcji należy wskazać kwotę planowaną do wydatkowania w danym okresie realizacji projektu oraz zrealizowaną w tym samym okresie dla danej jednostki. Jeśli nie zachodzi potrzeba rozbijania budżetu na poszczególne lata dane powinny dotyczyć kwoty planowanej do wydania w okresie realizacji całego projektu oraz kwoty finalnie wydatkowanej.
Podobnie jak w sekcji Jednostki UW w przypadku, jeśli projekt jest realizowany przez więcej niż jedną jednostkę czynność należy potworzyć dla każdej z nich.
Sekcja „Instytucje finansujące”
Należy uzupełnić podmioty finansujące projekt, np. Narodowe Centrum Nauki, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju etc. Jeśli projekt wymaga wniesienia przez UW wkładu własnego, w tabeli należy wskazać również Uniwersytet jako podmiot finansujący. Wskazanie podmiotu następuje przez jego wybór z listy rozwijanej.
W przypadku braku instytucji na liście (w słowniku) prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika. Wartości procentowe są uzupełniane ręcznie.
W tabeli Użytkownik oznacza również główną instytucję finansującą. Wskazanie „tak” w pozycji powoduje jej automatyczne oznaczenie w odpowiednim polu zakładki „Dane podstawowe”.
Sekcja „Podmioty zewnętrzne”
Należy uzupełnić partnerów / konsorcjantów wpisując nazwę podmiotu oraz wybierając kategorię i rolę z listy rozwijanej. W przypadku braku nazwy danego podmiotu, z którym będzie realizowany projekt, prosimy o kontakt z odpowiednim biurem centralnym administrującym Państwa projektem/konkursem, w ramach którego projekt został złożony, w celu uzupełnienia słownika.
Zakładka „Aparatura”
Zakładka w budowie.
Zakładka „Składniki majątku”
Edycja danych następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.
W wyskakującym okienku należy wybrać z listy składnik majątku (dla ułatwienia identyfikacji właściwego składnika na liście wyświetla się numer inwentarzowy oraz kod działu gospodarczego), a następnie wpisać nazwę zwyczajową w projekcie danego składnika, jeśli dotyczy.
Pozostałe kolumny są uzupełniane automatycznie, należy przy tym zwrócić uwagę na konieczność uzupełnienia tych danych w rejestrze Składniki majątku. Aby uzupełnić dane w rejestrze Składniki majątku należy wybrać ikonkę „lupki”. Użytkownik zostanie wówczas przeniesiony do odpowiedniego rekordu, gdzie będzie miał możliwość wypełnienia danych.
Zakładka „Inne informacje”
Edycja danych w tej zakładce, w przypadku sekcji mających formę tabeli, tj. „Aneksy” oraz „Linki”, następuje analogicznie jak w przypadku edytowania innych tabel w systemie PZW, tj. po kliknięciu ikonki „+ Dodaj”.
Sekcja „Aneksy”
W tej sekcji należy uzupełnić numer aneksu oraz datę jego podpisania. Choć nie jest to pole obowiązkowe rekomendowane jest uzupełnienie pola „Dodatkowe informacje” wskazując zmiany objęte aneksem. Pozwoli to na uporządkowane prowadzenie poszczególnych spraw przez innych użytkowników kluczowych spoza danego Wydziału czy jednostki.
Uzupełnienie w sekcji „Aneksy” numeru aneksu automatycznie generuje jego wyświetlenie w zakładce „Dane podstawowe”.
Sekcja „Linki”
Użytkownik ma możliwość uzupełnienia odesłań do stron internetowych związanych z realizacją projektu, np. strony promującej projekt czy komunikatów prasowych pojawiających się w Internecie, a dotyczących danego przedsięwzięcia.
Sekcja „Notatki”
Sekcja umożliwia dodanie dodatkowych adnotacji, istotnych z punktu widzenia osób odpowiedzialnych za realizację (również od strony biura centralnego administrującego danym projektem) danego projektu.
Zakładka „Właściciele”
Zakładka techniczna nieobsługiwana przez Wydziały/jednostki.
Zakładka „Historia edycji”
Zakładka techniczna, informacje zapisywane automatycznie przy każdorazowej zmianie danych w ramach rekordu.